目前，国内的档案局、馆都保存有大量的照片、录像带、录音带，这些以传统方式保存的多媒体声像资料，随着时间的推移，录像带、录音带会慢慢老化，照片会慢慢变黄，使得这些珍贵的历史史料难以读出，因此，急需建立一套完善的、针对多媒体声像资料的数字化、存储、检索、发布的管理系统，对这些珍贵的史料进行数字化开发，使其得到永久保存。

“声像档案数据管理系统”对于解决国内档案局馆的照片、录像带、录音带的管理问题，提供了一整套完整的解决方案，该系统的最终目的，是建立一个规范的、科学的、声像档案资源中心，把声像档案管理工作中的三大档案类型：照片档案、视频档案、音频档案以及其它类型的电子档案进行统一的管理，实现如下的建设目标：

1．系统具有强大的声像档案数字化和编辑处理功能。

2．系统具有规范的声像档案收集、整理、著录、保管、利用、统计、打印、销毁功能。

3．灵活多样的、多种途径的声像档案信息检索和再利用功能。

4．通过广域网，用户可以方便地检索、浏览声像档案的目录和内容。

5．用户应能通过广域网上载声像档案文件到档案中心。

6．完善的用户权限管理。用户只能检索自己权限内的声像档案文件、包括打印、预览、下载、上载等权限的管理。

通过上述目标的实现，使声像档案实现存量档案数字化、增量档案电子化，管理工作更加科学规范，同时也能满足用户多途径快捷方便地检索声像档案信息的需要。用户对检索到的照片、视频、音频及其它类型的档案，可直接在电脑上预览（预听），有权限的用户还可以下载存档级（高数据码流或分辨率）的声像档案进行再利用。

档案局、馆的声像资料一般实行集中式管理，因此，该系统设置几个档案管理员，管理员安装C/S模块的程序，对声像档案资源库中的信息进行全方位的管理，普通用户不用安装任何程序，通过浏览器检索、浏览、下载需要的声像档案资源。

系统逻辑结构如下：

随着数码摄录设备的普及，政府机构的很多政务活动如领导视察、接待来访、开工典礼、工程建设、工作监督、节日庆典都以数码照片、视频录像的形式记录保存，以一个中等城市的规模计，一个政府机构（如市委、市政府、环保局、民政局…）平均每天产生的数码照片有100张，视频录像1小时，每年约有3万张照片、300小时的视频资料需要存储管理。每天拍摄的照片、视频录像需要及时地导入电脑存储，并及时地标引著录，以防止时间长后对拍摄的内容模糊不清，无法查找。

“声像档案数据管理系统”为各政府机构提供强大的数码照片、视频录像的管理功能，拍摄工作人员每天拍摄完毕，及时通过浏览器把拍摄的内容上传服务器，并进行简单的信息著录。这些照片、录像在上传到服务器的同时，系统会自动提取照片的缩略图、视频录像的流媒体在线播放文件，以便普通用户在线浏览使用。信息管理员（通常每个机构都设置有一名）每天对拍摄者上传的照片、视频录像进行审核，补充完善著录信息，信息经过审核后，普通用户通过浏览器就可以检索了。

政府机构的声像管理系统建议使用独立的服务器，因为每天处理的照片、视频资料较多，存储空间建议配置4TB的磁盘阵列，以后随着资料的增多，可以随时扩充。

系统逻辑结构如下：

“声像档案数据管理系统”在海关行业已得到很好的应用，主要用来管理宣传类声像资料、案件类声像资料，宣传类声像资料主要是各地海关的宣传部门负责，案件类声像资料主要是海关缉私局的相关部门负责。

对于宣传类声像资料的管理，主要是宣传科的工作人员把每次拍摄的新闻类照片、录像上传到声像管理系统中，并进行完善地著录，本海关单位的工作人员都可以上网查询声像资料，依据工作的需要，还可以下载声像资料，并存储到本机。

案件类声像资料的管理，广泛应用于海关缉私局，由于案件采集证据的需要，会拍摄大量的照片、视频录像，且在案件侦办过程中，出于各个部门协同办案的需要，这些声像资料需要共享，但各个部门依据权限的不同，查询资料的范围也不同，需要设置完善的安全权限，不同的部门，只能查询自己权限内的声像资料。

海关缉私局部门较多，且驻地分散，各个下属分局在地理位置上分布较远，用传统的提交实物的方式交换声像资料很不现实，通过声像管理系统，各个分局可以批量地把声像资料提交到上级缉私局，信息的最终整理、完善、审核在局级。

在系统架构上，建议海关设置独立的声像服务器，缉私局设置独立的声像服务器，因为在业务上，海关和缉私局的业务各自相对独立，且都声像数据庞大，各自设置独立服务器能更好地发挥各自声像数据的作用，互不干涉。

系统逻辑结构如下：

各地的检验检疫局都设置有下属机构，并且分布在不同的地理位置，彼此物理距离较远，但整个检验检疫局只设置一台声像数据服务器，各个下属机构都把本单位的声像资料存储到该服务器上，每个下属机构都有本单位的信息管理员，信息管理员只能对本机构的信息进行维护，声像数据实行集团式管理管理，系统具有如下特点：

1.所有分支机构的数据都保存在一个数据库中，方便数据库备份和恢复。

2.数据库中的每条信息（除了公共信息）都有个“机构代码”属性，指示该信息属于那个分支机构。

3.各分支机构提交的文件信息保存在以该机构命名的文件夹下，不会交叉保存，方便数据文件的备份和恢复。

4.各分支机构的管理员打开管理界面，看到的只是本机构的信息（声像档案记录、组、案卷等），只能对本机构的信息进行维护（添加、删除、修改等操作）。

5.对于公共信息（如分类），各个分支机构可以共享，以保障档案信息的一直性，著录的规范性。

6.对于查询用户，可以授权用户可查询某个分支机构的信息，或多个分支机构的信息。

7.由于数据实行集中式管理，不存在下级机构向上级机构提交信息的需求，直接授权上级机构查询下级机构的信息即可。

8.对分支机构的数量没有限制，集团级管理员可以增加、删除分支机构，设置分支机构的名称，设置各个分支机构的管理员。

系统逻辑结构如下：

“声像档案数据管理系统”在航空航天行业主要用来管理不同产品的外观照片、各种产品的使用视频培训教材。因为航空航天行业的产品种类繁多，型号复杂，每种产品都有详细的使用培训材料，并以视频录像的形式保存，为了方便管理，也方便新入职的员工学习，方便用户查询产品，航空航天行业内的很多用户都建立了声像档案数据管理平台来对本单位的产品进行管理。

本行业的声像档案数据管理平台在体系结构上采取C/S+B/S模式的架构，管理员负责声像信息的收集整理，普通用户通过浏览器查询声像资料。

系统逻辑结构如下：

房地产行业每天也产生大量的声像资料，如不同楼盘的外观照片、楼盘开售的视频录像，海外同行不同风格的楼盘设计照片，楼盘出现质量问题时（裂缝、渗水、起层）拍摄的质量问题照片，这些声像资料都需要声像数据管理平台来管理。

系统在逻辑结构上，普通的业务员通过浏览器上传拍摄的楼盘外观照片、楼盘质量照片、开盘录像，宣传册设计人员、楼盘设计人员可以通过浏览器查询其它的楼盘资料，寻找创作灵感。

系统逻辑结构如下：

对于电力行业，每个电力公司都把工程建设中产生的声像资料作为档案永久存储，每个独立的电力公司，下属都有很多的分公司，且分布在不同的地理位置，电力公司通常实行集团式管理，在集团设置一台独立的声像服务器，分公司把各自的声像档案上传到集团服务器上，分公司都配备有自己的档案管理人员，各分公司管理员进入声像系统后，只能对本单位的声像资料进行维护（增加、删除、修改），集团级管理员可以对下属所有分公司的声像档案进行维护。

各分公司提交的声像档案文件保存在以该各分公司命名的文件夹下，不会交叉保存，著录信息保存在同一个数据库中，由于所有分公司的声像数据都保存在一个服务器中，方便数据文件的备份和恢复。由于数据实行集中式管理，不存在下级机构向上级机构提交信息的需求，集团管理员可以直接授权上级机构查询下级机构的信息。

系统逻辑结构如下：