系统对管理的图片、视频、音频、其它类档案数据信息有严格的权限管理，每条记录的如下几个描述项用来确认用户是否有权限查询：

分类（如政治、经济、军事...）

密级（绝密、秘密、普通... 产生部门（侦查处、政治处、驻外分局...）

如可以定义某用户只可以查询政治、经济类的，普通密级的，由政治处、驻外分局提交的声像数据记录。

每个用户可查询的记录的集合是这三项权限的并集（即同时满足这三个条件的记录的集合），用户提交的所有查询条件都只是在其权限内的记录中查询。用户通过浏览器检索到的记录，还可以限制用户是否可以在线播放音视频文件，是否可以在线打印图片等权限。下图是通过C/S程序设置用户的权限。